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规范档案管理 夯实污染源普查的基础工作——普查工作会议湖北省交流材料
2009-02-24
     

湖北省第一次污染源普查领导小组工作办公室

(2009年2月18日)

  污染源普查档案是污染源普查的重要基础工作。我省在污染源普查过程中,始终重视档案资料的适时收集、整理和保管,重视档案建设的及时性与资料数据的有效性,重视规范建档,保证档案质量,有效地发挥了档案功能,确保了第一次污染源档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性,检验了普查工作的质量和为环境管理服务的效能,同时也为以后开展污染源普查工作留下大量珍贵的历史资料。目前全省17个市州、102个县(市、区)普查机构污染源普查档案均已按规范建档,污染源普查的成果以档案形式得到了体现。下面就我省普查档案工作的有关情况汇报如下:

  一、主要工作

  (一)精心谋划部署,保证资料齐全

  我省高度重视普查档案管理工作。为了保证普查资料齐全,按照“早准备、早着手、早规划”和“同步部署、同步管理、同步验收”的“三早三同”的总体思路,精心谋划和部署。

  一是纳入污染源普查的整体工作计划。将普查档案管理工作作为重要的日常工作,在每阶段全省污染源普查工作会议上(至少一月一次),对各市级普查机构均提出档案管理的具体要求,反复强调资料收集的及时性和有效性,做到了工作目标明确、准备工作充分,资料收集汇总及时完整。

  二是注重档案管理部门的指导作用。一方面是与本部门档案管理人员沟通、衔接,共同参与普查档案的收集、分类、整理工作;另一方面是聘请地方档案局专业人员直接进行指导帮助,规范建档。

  三是重视档案经费的落实。各地在普查经费紧张的状况下,保障配备建档所需硬件的资金。

  (二)强化业务培训,提升归档水平

  高素质、责任心强的档案管理人员是提高普查档案管理质量的有效保证。为了提高全省普查档案管理水平,确保建档的质量,各级普查机构强化档案管理业务培训工作,极大地提高了档案管理人员的业务素质,也提升了档案管理水平。

  一是在开展全省普查指导员和普查员培训时,将普查档案管理列入到培训重点课程,使参训人员熟悉普查档案管理的内容和要求,增强责任心,及时下载档案管理的PPT课件和其它文件资料,组织系统学习污染源普查档案的收集、整理、归档、保管等业务知识。

  二是组织普查档案管理专职人员参加全国污染源普查档案管理培训班,并对非专岗人员也进行必要的培训。

  三是采取会议、巡查、交叉检查等多种形式,对各地普查机构的档案管理工作给予直接指导。同时,及时总结普查档案工作经验,在全省宣传与推广,供各地学习和参考。

  (三)加强制度建设,规范管理标准

  普查工作是一项复杂的系统工程,在时间紧、任务重的情况下,如果没有一套严格的管理制度和可供操作的规范标准,普查质量就难以保证。我省在普查档案制度建设、规范管理标准方面采取了一系列措施:

  一是建立健全普查档案管理领导责任制和岗位责任制。档案管理人员定岗定责,指定专人负责污染源普查档案的收集、整理、归档、保管等工作,安排环保局专职档案员协助普查档案管理。

  二是完善档案管理制度。根据《全国污染源普查条例》、《污染源普查档案管理办法》的要求和档案管理标准,建立了《湖北省污染源普查档案工作领导责任制》、《湖北省污染源普查专项档案管理制度》、《湖北省污染源普查档案管理人员岗位责任制》、《普查工作档案管理规定》、《污染源普查工作档案管理办法》等一系列规章制度,明确了档案工作的职责和任务,确定了普查档案管理工作的目标、任务和重点,规定了不同阶段档案管理程序、质量、职责、纪律等要求。各地普查机构认真执行相关规定,并结合本地实际制定符合当地特点的普查档案管理制度。

  三是统一规范档案建设的标准。第一,在普查资料整理中,严把分类关,做到文件类、影像资料类、照片档案类、会议档案类的分类准确,资料的装订、排列有序,装盒层次清楚、内容齐全,编号正确;第二,在登记目录方面,鼓励采用档案管理软件,建立档案电子索引目录;第三,在归档材料保管上全部使用规范的档案盒、档案柜,确保文件不易腐蚀变质,装订与保管符合档案的保存期限要求。

  四是规范有序开展档案工作。各级污染源普查档案管理工作都有同级档案管理部门和环保部门档案管理人员介入,确保污染源普查档案的收集、整理、归档、保管等工作过程的规范有序进行。

  (四)狠抓基础工作,提高建档质量

  普查档案是普查工作成果的集中体现,普查整体工作质量的好坏会直接在档案中得到体现,只有普查基础工作做好了,才能保证档案工作的质量过关。我省严格要求,从各个阶段、各个环节紧抓普查的基础工作。

  一是从保证档案资料的“全”上下功夫。比如为了做到“一源一表一档”材料齐全、内容翔实,佐证有力,我们要求对每一个工业污染源都要完整地收集发票、污染监测报告、煤质分析报告、锅炉检验书、环评报告、平面布置图、工艺流程图、污染设施运行记录等相关佐证材料,并且要求每一份普查表都要附审核登记表、数据核算记录。

  二是从保证档案资料的“真”上下功夫。资料来源必须可靠,档案资料必须真实,这是我们对档案管理的最基本要求。任何资料在被收集、整理编入档案管理目录之前都必须进行认真甄别、判断来源是否可靠,没有确定来源的一律不得进入档案柜。我们要求所有普查表册都必须有普查对象的签名盖章,所有接收文件都要有签收人,所有发出文件都要有审核人、签发人。所有归档文件备考表内都要载明交接过程、整理人、检查人以及整理时间,每一档案都可以追根溯源,有案可查。

  三是从保证档案资料的“准”上下功夫。我们要求档案管理负责人对所有基础资料归档时要进行审核。对审核中发现的错误及时纠正和调整,发现的缺项、漏项由专人负责督促责任单位补充、完善,保证归档材料的完整性和规范性。

  四是从保证档案资料的“洁”上下功夫。我们要求普查表填写时要求形式合规,表头、正表、表尾完整,字迹工整,修改规范。在编排版面时注意形式的丰富美观,这样整理出的档案给人的感觉清爽、整洁。

  另外,我省一些地方普查机构在档案管理工作中还摸索出一些既规范、系统,又直观与实用的归档方法。例如:两级归档法,即初级整理,将当天或者近期的档案全部按类别初步归档;二级归类,阶段性工作完成后,对初级归档文件、资料再进行科学的筛选后正式归档,力求归档的准确、清晰、简洁、完整,既做到了按时归档,又保证了普查档案质量。有的地方对表册按行政区分类进行登记存档,并建立档案查找的电子索引等,方便普查档案的检索和利用。

  二、主要体会

  (一)提高认识,统一思想是做好普查档案工作的前提

  普查档案是普查工作成果的最终体现,全面记录了第一次污染源普查各个阶段的工作计划、方法和成果,也是环境保护档案的重要组成部分,可以为以后开展污染源普查工作提供极其重要和珍贵的经验和借鉴,还可以为环境管理和科学决策提供重要参考,是一项具有重要意义和作用的基础性工作。因此,要做好查档案工作,首先就必须提高认识,统一思想。

  (二)加强领导,健全机制是做好普查档案工作的保障

  赵斌副省长多次强调污染源普查是一项极其重要的基础工作,对节能减排和“两型社会”建设具有十分重要的指导意义,要求省普查办精心组织、扎实工作,确保全省按时圆满完成普查各项工作。

  省环保局李兵局长等局领导也高度重视和关注普查工作,对全省污染源普查档案管理工作提出了“全面、规范、准确、有效”的具体要求,强调普查档案管理工作要做到“全、真、准、洁”。“全”即全面,资料翔实,内容丰富;“真”即真实,资料来源可靠,数据真实;“准”即准确,准确反映普查实际情况;“洁”即整洁,档案管理规范。

  在领导的重视和关心支持下,全省普查档案管理形成了以领导亲自抓、档案业务部门指导、普查办具体负责的工作机制。各级普查机构在省普查办的统一要求下,也都相应建立了责任明晰的普查档案管理专班,在经费、人员和物质上给予了充分的保障。正是由于领导重视、部署及时、保障到位,使得全省普查档案管理工作与普查工作同步推进,少走了许多弯路,取得了显著的成效。

  (三)注重过程,贯穿全程是做好污染源普查档案工作的有效途径

  污染源普查包括普查准备、入户调查、数据录入、质量审核、数据上报等多个阶段,每一阶段都有不同的工作目标、计划、内容和安排。同时,由于各阶段时间跨度较长,如果不及时做好每个阶段的资料建档工作,可能会导致资料收集不齐全,甚至会遗失。因此,为保证归档材料的完整性,必须将建档工作贯穿污染源普查工作的全过程。我省将档案管理工作纳入日常管理,反复强调该工作必须与普查同步进行,同时加强检查、督办力度,有效地保障了普查档案的规范性和完整性。

  (四)健全制度,强化管理是做好普查档案工作的根本保证

  制度建设是做好档案管理的基础,强化管理是做好档案工作的保障。我省从制度建设入手,建立了一系列的档案管理规章制度,明确了档案建设的具体规范和要求;同时,加强管理,制定明确的工作目标责任制,确保档案管理工作落实到人。

  为保障各项制度和规范得到落实,我省还将普查档案工作纳入湖北省污染源普查“以奖代补”资金考核的重点内容,对各级普查机构的档案建设起到了很好的促进作用。

  (五)加强指导,确保质量是做好污染源普查档案工作的关键。

  在做好本级普查档案管理工作的同时,省普查办还加强对各级普查档案建设的巡回检查和指导。一是不定期开展普查档案检查工作,指导地方做好普查档案管理,对发现的问题,及时通过会议、发文、函或QQ群等多种方式提出整改意见;二是多次组织部分县、区(市)之间开展经验交流,相互借鉴,取长补短。上述措施有效地提高了各地普查档案工作的质量。

  三、下一步工作打算

  目前,我省各级污染源普查机构档案管理人员在同级档案管理部门和环保局档案室的指导下认真履行了岗位职责,较好地完成了档案整理工作,待污染源普查工作完全结束之后,按规定程序移交同级环保局档案室存档。为充分利用污染源的普查成果,发挥普查档案为环境管理服务的效能,我省拟进一步做好以下三项工作:

  一是进一步加大档案宣传力度,增强全体环保人员对普查档案管理效能的认识。二是进一步做好档案的基础业务工作,加快档案信息现代化步伐,加强档案资料的保管保护工作,认真做好档案的鉴定、移交工作。三是进一步做好普查档案的有效利用工作,坚持围绕环保中心工作,积极主动地利用污染源普查档案信息资料,搞好档案的编研工作,使污染源普查档案更好地服务于环保管理工作。

 
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