附件：

污染源普查专项档案归档整理方法

（征求意见稿）

　　一、污染源普查归档文件共分为四大类

（一）文件类（管理文件和污染源种类）

（二）音像资料类

（三）照片档案类

（四）会计档案类

污染源普查的文件材料归档分类按区域—文件类（包含管理文件和污染源种类）逐级进行分类，各级分类代字和代码为：

＿WP1.X.X----XXXX

其中WP1（表示全国第一次污染源普查）作为它的分类代字

文件类别号：

1.管理文件

2.工业污染源

3.农业污染源

4.生活污染源

5.集中式污染治理设施

区域代号：

1.2.……（依次类推）

　　二、归档文件的整理

（一）文件类材料按文书档案整理规则进行整理归档，归档规范及保管期限参照《污染源普查档案管理办法》。

文件以“件”为单位进行整理归档、装盒。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）；正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）；原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）；转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）；报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）；来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。根据检索需要的不同，此类文件分别各作为一件，也可作为一件）；请示与批复各为一件；报告与批示各为一件。

注：正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。

“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

（二）污染源种类

以一个普查登记对象为一件进行整理（包含普查对象提供的各类依据件及普查过程中产生的各类表格及相关文件）。比如:工业污染源的组织机构代码证复印件、工商执照复印件、联系电话号码、人员组成基本情况资料、年总产值、年总销售收入、主要产品种类、名称与数量、厂区平面图、排水管网图、主要工艺流程图、主要物料（或排放污染物的前提物）使用数据、水平衡图、生产报表、煤（油、燃气）、电、水等收费票据、产污、治污设施运行记录、环评报告、清洁生产报告、近3年来的各种监测报告单、锅炉资料等。

（三）污染源普查中形成的音像资料参照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15—95）

（四）污染源普查中形成的照片资料参照《照片档案管理规范》

（GB/T 11821—2002）

（五）污染源普查机构形成的财务档案参照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局财会字[1998]32号）

　　三、文件装订顺序

归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

装订前首先必须对它们进行排序。顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订要求：符合档案保护要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。

　　四、盒内排列顺序

（一）管理文件类

（1）按照机构—问题相对集中排序

（2）保管期限，按问题确定保管期限；按永久、定期的顺序依次编排

（3）文件排序按照文件的生成时间倒序依次排列

（二）污染源种类

（1）按照每个污染源种类—汇总表在前普查对象在后依次排序

　　五、归档文件一律使用不锈钢钉书钉或不锈钢曲别针装订（原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动），如当地档案行政主管部门有统一装订要求的按当地的执行。

　　六、归档文件的盖章、编号、填写页数

（一）在归档文件每“件”第1页右上部空白处盖上归档章（附后），使用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容。

（二）按每个文件类别编排件号（流水号）。

（三）每“件”文件的页数填写该件的实际页数。

　　七、盒内目录、备考表的编写

（一）盒内目录：档案目录内容的填写以“件”为单位，按排列顺序用计算机打印，目录统一用A4幅画纸张，一式二份，盒内一份，作为文件目录一份。盒内目录排在盒内文件之前。

（二）备考表：备考表按表内容填写、签名。备考表排在盒内文件之后。

附图1:归档章样

(全宗号)	(年度)	(件的顺序号)
(各级分类代字和代码)	(保管期限)	(馆编件号)

　　八、电子文件的归档要求参照污染源普查档案管理办法及所在地档案管理部门的有关规定执行

　　九、文件目录排序

区域—文件类